محاضر الاجتماعات المجانية هي سجل مكتوب للمناقشات والقرارات المتخذة في الاجتماع. يتم استخدامها لتوثيق الإجراءات التي تم اتخاذها والقرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع، وتوفير مرجع للمناقشات والقرارات المستقبلية. يتم توزيع المحاضر على جميع الحاضرين بعد الاجتماع.